Memanfaatkan Notion untuk Mengurus Kehidupan dan Kerja Anda dengan Efisien: Fungsi Terkini, Tip Praktikal dan Amalan Terbaik
Memanfaatkan Notion untuk Mengurus Kehidupan dan Kerja Anda dengan Efisien: Fungsi Terkini, Tip Praktikal dan Amalan Terbaik
Notion sebagai aplikasi ruang kerja All-in-One yang pelbagai fungsi, telah mendapat perhatian ramai pengguna kerana keupayaan penyesuaian yang hebat dan cara organisasi yang fleksibel. Ia bukan sahaja boleh digunakan untuk merekod nota, pengurusan projek, penjejakan tugas, tetapi juga untuk membina pangkalan pengetahuan peribadi dan platform kerjasama pasukan. Artikel ini akan menggabungkan topik hangat perbincangan di X/Twitter baru-baru ini, untuk membawakan fungsi terkini, tip praktikal dan amalan terbaik Notion, membantu anda memanfaatkan Notion dengan lebih baik untuk meningkatkan kecekapan, mengurus kehidupan dan kerja.
Kemas Kini Fungsi Terkini
Baru-baru ini, Notion telah melancarkan beberapa fungsi baharu yang menarik, antaranya yang paling menarik perhatian ialah:
- Fungsi Persembahan (Versi Beta): Pengguna kini boleh membuat persembahan terus dalam Notion, tanpa perlu mengeksport ke perisian lain. Walaupun fungsi semasa agak mudah, ia sudah mencukupi untuk berkongsi idea dengan cepat dan membuat laporan dalaman. Digabungkan dengan keupayaan organisasi halaman Notion yang hebat, anda boleh membina dokumen persembahan yang kaya dengan kandungan dengan mudah.
- Pratonton Video: Menyokong paparan pratonton video dalam Boards dan Galleries, yang sangat berguna untuk mengurus sumber video, mempamerkan portfolio reka bentuk, dan lain-lain, dapat mempersembahkan kandungan secara intuitif.
- Fungsi Carian CMD+K yang Dipertingkatkan: CMD+K ialah kekunci carian pantas Notion, kini ia bukan sahaja lebih pantas, tetapi juga menambah pratonton halaman, penapis lalai yang lebih pintar dan kesan animasi yang lebih lancar, menjadikan pengalaman carian lebih cekap dan menyeronokkan.
Tip Praktikal: Dari Pemula Hingga Mahir
1. Mencipta Ruang Kerja Peribadi: Penyesuaian Templat dan Skema Warna
Seperti yang dinyatakan oleh @@yellowpeachm, Notion mempunyai sejumlah besar templat, meliputi semua aspek kehidupan, daripada pengurusan jadual, perancangan perjalanan hingga nota pembelajaran, pengurusan projek, semuanya tersedia. Anda boleh mencari dalam pustaka templat Notion, atau merujuk kepada perkongsian pengguna lain (seperti kod diskaun templat berbayar yang disediakan oleh @@Notion_IS), untuk mencari templat yang sesuai untuk anda, dan mengubah suai mengikut keperluan peribadi.
Tip:
- Manfaatkan Pustaka Templat: Jangan takut untuk "mengambil sahaja", cari templat asas terlebih dahulu, kemudian sesuaikan mengikut keperluan anda, yang boleh menjimatkan masa dan tenaga.
- Sesuaikan Skema Warna: @@mikichi__school menyebut bahawa anda boleh menggunakan gabungan dua warna untuk mengubah suasana Notion. Gunakan alat seperti Canva untuk membuat skema warna dengan cepat, dan gunakannya pada halaman dan pangkalan data Notion, untuk mencipta gaya visual yang diperibadikan.
2. Pengurusan Projek dan Penjejakan Tugas: Menggunakan Pangkalan Data dengan Fleksibel
Fungsi pangkalan data Notion adalah salah satu terasnya, ia boleh digunakan untuk membuat pelbagai jenis senarai, papan Kanban, kalendar dan paparan lain, untuk pengurusan projek dan penjejakan tugas.
Langkah:
- Buat Pangkalan Data: Buat halaman baharu dalam Notion, pilih jenis "Pangkalan Data".
- Tentukan Atribut: Mengikut keperluan projek, tambahkan atribut yang berbeza, seperti nama tugas, status (untuk dilakukan, sedang berjalan, selesai), keutamaan, penanggungjawab, tarikh akhir, dsb.
- Buat Paparan: Notion menyokong pelbagai paparan, termasuk senarai, papan Kanban, kalendar, galeri, dsb. Pilih paparan yang sesuai mengikut keperluan anda, contohnya menggunakan paparan papan Kanban untuk penjejakan tugas, menggunakan paparan kalendar untuk penjadualan.
- Automasi Proses: Digabungkan dengan formula dan fungsi automasi Notion, anda boleh merealisasikan fungsi seperti kemas kini automatik status tugas, peringatan tarikh akhir, dsb., untuk meningkatkan kecekapan.
Tip:
- Gunakan Atribut Perhubungan: Atribut perhubungan boleh menghubungkan pangkalan data yang berbeza, contohnya menghubungkan pangkalan data tugas dengan pangkalan data projek, untuk merealisasikan pengurusan data yang lebih kompleks.
- Manfaatkan Penapis dan Isihan: Melalui fungsi penapis dan isihan, anda boleh mencari tugas yang diperlukan dengan cepat, contohnya mengisih mengikut tarikh akhir, mengutamakan tugas yang mendesak.
3. Pembinaan Pangkalan Pengetahuan Peribadi: Pengumpulan dan Penyusunan yang Cekap
Notion boleh digunakan sebagai pangkalan pengetahuan peribadi, untuk mengumpul, menyusun dan mendapatkan semula pelbagai maklumat.
**Langkah:**1. Mencipta Struktur Pangkalan Pengetahuan: Berdasarkan sistem pengetahuan, cipta halaman dan pangkalan data yang berbeza, contohnya mengikut tema, bidang, projek, dan lain-lain. 2. Pengumpulan Maklumat: Menggunakan plugin Notion Web Clipper boleh menyimpan kandungan laman web ke dalam Notion dengan cepat. 3. Penyusunan Maklumat: Menyusun dan mengkategorikan maklumat yang dikumpul, menambah label, komen, dan lain-lain, untuk memudahkan carian kemudian. 4. Mewujudkan Sambungan: Menggunakan fungsi pautan dan benam Notion untuk menghubungkan halaman dan pangkalan data yang berbeza, membina rangkaian pengetahuan yang lengkap.
Tips:
- Menggunakan Templat: Notion menyediakan pelbagai templat pangkalan pengetahuan, yang boleh dipilih dan diubah suai mengikut keperluan anda.
- Semakan dan Penyusunan Berkala: Semak dan susun pangkalan pengetahuan secara berkala, memadamkan maklumat yang lapuk, mengemas kini kandungan baharu, dan mengekalkan kesegaran pangkalan pengetahuan.
4. Memanfaatkan Notion AI untuk Meningkatkan Kecekapan
Seperti yang dinyatakan oleh @@Ashu1161, teknologi AI adalah trend masa depan, dan Notion juga tidak terkecuali. Notion AI menyediakan bantuan dalam beberapa aspek berikut:
- Penulisan dan Penyuntingan Pantas: Notion AI boleh membantu anda menjana draf artikel, menulis semula kandungan, memperhalusi bahasa, dan meningkatkan kecekapan penulisan anda.
- Merumuskan dan Mengekstrak Maklumat Penting: Untuk artikel panjang atau rekod mesyuarat, Notion AI boleh menjana ringkasan dengan cepat, mengekstrak maklumat penting, dan menjimatkan masa membaca.
- Penjanaan dan Penjelasan Kod: Bagi pengatur cara, Notion AI boleh membantu menjana coretan kod, menjelaskan makna kod, dan meningkatkan kecekapan pembangunan.
Perkara yang Perlu Diperhatikan:
- Prompt Engineering: Untuk memanfaatkan sepenuhnya keupayaan Notion AI, anda perlu belajar menulis Prompt yang jelas dan tepat.
- Menggabungkan dengan Pengetahuan Sendiri: Kandungan yang dijana oleh AI tidak semestinya boleh dipercayai sepenuhnya, dan anda perlu membuat pertimbangan dan pengubahsuaian berdasarkan pengetahuan anda sendiri.
5. Pengurusan Kewangan: Menjejaki Pendapatan dan Perbelanjaan
Seperti yang dinyatakan oleh @@Osmbproduction, menjejaki pendapatan dan perbelanjaan adalah sangat penting bagi pekerja bebas. Notion boleh digunakan untuk mencipta sistem pengurusan kewangan.
Langkah-langkah:
- Mencipta Pangkalan Data: Cipta pangkalan data yang mengandungi pendapatan dan perbelanjaan, termasuk atribut seperti tarikh, penerangan, kategori, jumlah, dan lain-lain.
- Menambah Data: Rekod setiap pendapatan dan perbelanjaan, dan kategorikannya.
- Mencipta Paparan: Gunakan paparan jadual, papan Kanban atau kalendar untuk melihat data kewangan.
- Menggunakan Formula: Gunakan formula untuk mengira jumlah pendapatan, jumlah perbelanjaan, baki, dan lain-lain.
Tips:
- Analisis Berkala: Analisis data kewangan secara berkala, fahami sumber pendapatan dan perbelanjaan, dan buat belanjawan yang munasabah.
- Carta Visualisasi: Anda boleh menggunakan alat pihak ketiga untuk memvisualisasikan data kewangan Notion, untuk memahami keadaan kewangan dengan lebih intuitif.
Amalan Terbaik: Mengelakkan Kesilapan Lazim
- Reka Bentuk Berlebihan: Keupayaan penyesuaian Notion yang hebat boleh menyebabkan anda terperangkap dalam perangkap reka bentuk berlebihan, menghabiskan banyak masa untuk mencantikkan halaman, dan mengabaikan fungsi sebenarnya. Adalah disyorkan untuk mengekalkan kesederhanaan dan memberi tumpuan kepada kepraktisan. Seperti yang dinyatakan oleh @@diarywiwin, selepas mencipta Notion, perkara yang penting adalah benar-benar menggunakannya.
- Beban Maklumat: Memasukkan semua maklumat ke dalam Notion, menyebabkan beban maklumat dan menyukarkan pencarian kandungan yang diperlukan. Adalah disyorkan untuk mewujudkan sistem pengetahuan yang jelas, dan menyusun serta mengarkibkan maklumat secara berkala.
- Kurang Perkongsian dan Kerjasama: Fungsi kerjasama Notion adalah hebat, dan anda boleh bekerjasama dengan ahli pasukan untuk mengedit halaman dan pangkalan data. Manfaatkan sepenuhnya fungsi kerjasama untuk meningkatkan kecekapan pasukan. Seperti yang dinyatakan oleh @@xChillbusiness, dalam kerjasama pasukan, Notion adalah alat yang sangat berguna.
- Takut Mencuba: Jangan takut untuk mencuba fungsi dan templat baharu, terokai lebih banyak kemungkinan Notion, dan cari cara penggunaan yang paling sesuai untuk anda.
