Sử dụng Notion để quản lý cuộc sống và công việc hiệu quả: Các tính năng mới nhất, mẹo thực tế và các phương pháp hay nhất
Sử dụng Notion để quản lý cuộc sống và công việc hiệu quả: Các tính năng mới nhất, mẹo thực tế và các phương pháp hay nhất
Notion, với tư cách là một ứng dụng không gian làm việc All-in-One đa chức năng, đã được ngày càng nhiều người dùng yêu thích nhờ khả năng tùy biến mạnh mẽ và cách tổ chức linh hoạt. Nó không chỉ có thể được sử dụng để ghi chú, quản lý dự án, theo dõi nhiệm vụ mà còn có thể xây dựng cơ sở kiến thức cá nhân và nền tảng cộng tác nhóm. Bài viết này sẽ kết hợp các chủ đề nóng gần đây trên X/Twitter để mang đến cho bạn các tính năng mới nhất, mẹo thực tế và các phương pháp hay nhất của Notion, giúp bạn sử dụng Notion tốt hơn để nâng cao hiệu quả, quản lý cuộc sống và công việc.
Tin tức nhanh về các tính năng mới nhất
Gần đây, Notion đã tung ra một loạt các tính năng mới thú vị, trong đó đáng chú ý nhất bao gồm:
- Tính năng trình bày (phiên bản Beta): Giờ đây, người dùng có thể tạo bản trình bày trực tiếp trong Notion mà không cần xuất sang phần mềm khác. Mặc dù các chức năng hiện tại tương đối đơn giản, nhưng nó đủ để chia sẻ nhanh chóng các ý tưởng và thực hiện các báo cáo nội bộ. Kết hợp với khả năng tổ chức trang mạnh mẽ của Notion, bạn có thể dễ dàng xây dựng các tài liệu trình bày phong phú về nội dung.
- Xem trước video: Hỗ trợ hiển thị bản xem trước video trong Boards và Galleries, điều này rất hữu ích cho việc quản lý tài nguyên video, hiển thị danh mục tác phẩm thiết kế, v.v., có thể trình bày nội dung một cách trực quan.
- Chức năng tìm kiếm CMD+K nâng cao: CMD+K là phím tắt tìm kiếm của Notion, giờ đây nó không chỉ nhanh hơn mà còn bổ sung thêm bản xem trước trang, bộ lọc mặc định thông minh hơn và hiệu ứng hoạt hình mượt mà hơn, giúp trải nghiệm tìm kiếm hiệu quả và thú vị hơn.
Mẹo thực tế: Từ người mới bắt đầu đến chuyên gia
1. Tạo không gian làm việc cá nhân hóa: Tùy chỉnh mẫu và phối màu
Như @@yellowpeachm đã đề cập, Notion có vô số mẫu, bao gồm tất cả các khía cạnh của cuộc sống, từ quản lý lịch trình, kế hoạch du lịch đến ghi chú học tập, quản lý dự án, v.v. Bạn có thể tìm kiếm trong thư viện mẫu Notion hoặc tham khảo chia sẻ của những người dùng khác (chẳng hạn như mã giảm giá mẫu trả phí do @@Notion_IS cung cấp), tìm mẫu phù hợp với mình và sửa đổi theo nhu cầu cá nhân.
Mẹo:
- Sử dụng tốt thư viện mẫu: Đừng sợ "chủ nghĩa lấy về", trước tiên hãy tìm một mẫu cơ bản, sau đó điều chỉnh theo nhu cầu của bạn, có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
- Tùy chỉnh phối màu: @@mikichi__school đề cập rằng bạn có thể sử dụng hai tổ hợp màu để thay đổi bầu không khí của Notion. Sử dụng các công cụ như Canva để nhanh chóng tạo phối màu và áp dụng chúng vào các trang và cơ sở dữ liệu của Notion để tạo phong cách hình ảnh cá nhân hóa.
2. Quản lý dự án và theo dõi nhiệm vụ: Sử dụng cơ sở dữ liệu một cách linh hoạt
Chức năng cơ sở dữ liệu của Notion là một trong những chức năng cốt lõi của nó, nó có thể được sử dụng để tạo nhiều loại danh sách, bảng Kanban, lịch, v.v., để quản lý dự án và theo dõi nhiệm vụ.
Các bước:
- Tạo cơ sở dữ liệu: Tạo một trang mới trong Notion, chọn loại "Cơ sở dữ liệu".
- Xác định thuộc tính: Theo yêu cầu của dự án, thêm các thuộc tính khác nhau, chẳng hạn như tên nhiệm vụ, trạng thái (cần làm, đang thực hiện, đã hoàn thành), mức độ ưu tiên, người phụ trách, ngày đến hạn, v.v.
- Tạo chế độ xem: Notion hỗ trợ nhiều chế độ xem, bao gồm danh sách, bảng Kanban, lịch, thư viện, v.v. Chọn chế độ xem phù hợp theo nhu cầu của bạn, chẳng hạn như sử dụng chế độ xem Kanban để theo dõi nhiệm vụ, sử dụng chế độ xem lịch để lên lịch trình.
- Quy trình tự động hóa: Kết hợp với các công thức và chức năng tự động hóa của Notion, bạn có thể thực hiện các chức năng như tự động cập nhật trạng thái nhiệm vụ, nhắc nhở ngày đến hạn, v.v., để nâng cao hiệu quả.
Mẹo:
- Sử dụng thuộc tính quan hệ: Thuộc tính quan hệ có thể kết nối các cơ sở dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như kết nối cơ sở dữ liệu nhiệm vụ với cơ sở dữ liệu dự án để thực hiện quản lý dữ liệu phức tạp hơn.
- Sử dụng bộ lọc và sắp xếp: Thông qua các chức năng lọc và sắp xếp, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy các nhiệm vụ cần thiết, chẳng hạn như sắp xếp theo ngày đến hạn để ưu tiên xử lý các nhiệm vụ khẩn cấp.
3. Xây dựng cơ sở kiến thức cá nhân: Thu thập và sắp xếp hiệu quả
Notion có thể được sử dụng làm cơ sở kiến thức cá nhân để thu thập, sắp xếp và truy xuất nhiều loại thông tin.
**Các bước:**1. Tạo cấu trúc cơ sở kiến thức: Dựa trên hệ thống kiến thức, tạo các trang và cơ sở dữ liệu khác nhau, ví dụ: phân loại theo chủ đề, lĩnh vực, dự án, v.v. 2. Thu thập thông tin: Sử dụng plugin Notion Web Clipper để nhanh chóng lưu nội dung trang web vào Notion. 3. Sắp xếp thông tin: Sắp xếp và phân loại thông tin đã thu thập, thêm thẻ, chú thích, v.v. để dễ dàng truy xuất sau này. 4. Thiết lập kết nối: Sử dụng chức năng liên kết và nhúng của Notion để kết nối các trang và cơ sở dữ liệu khác nhau, xây dựng một mạng lưới kiến thức hoàn chỉnh.
Mẹo:
- Sử dụng mẫu: Notion cung cấp nhiều mẫu cơ sở kiến thức, bạn có thể chọn và sửa đổi theo nhu cầu của mình.
- Xem xét và sắp xếp định kỳ: Xem xét và sắp xếp cơ sở kiến thức định kỳ, xóa thông tin lỗi thời, cập nhật nội dung mới, giữ cho cơ sở kiến thức luôn mới mẻ.
4. Tận dụng Notion AI để nâng cao hiệu quả
Như @@Ashu1161 đã đề cập, công nghệ AI là xu hướng của tương lai và Notion cũng không ngoại lệ. Notion AI cung cấp những trợ giúp sau:
- Viết và chỉnh sửa nhanh chóng: Notion AI có thể giúp bạn tạo bản nháp bài viết, viết lại nội dung, trau chuốt ngôn ngữ, giúp tăng gấp đôi hiệu quả viết của bạn.
- Tóm tắt và trích xuất thông tin quan trọng: Đối với các bài viết dài hoặc biên bản cuộc họp, Notion AI có thể nhanh chóng tạo bản tóm tắt, trích xuất thông tin quan trọng, tiết kiệm thời gian đọc.
- Tạo và giải thích mã: Đối với các lập trình viên, Notion AI có thể giúp tạo đoạn mã, giải thích ý nghĩa của mã, nâng cao hiệu quả phát triển.
Lưu ý khi sử dụng:
- Prompt Engineering: Để phát huy tối đa khả năng của Notion AI, bạn cần học cách viết Prompt rõ ràng, mạch lạc.
- Kết hợp kiến thức của bản thân: Nội dung do AI tạo ra không hoàn toàn đáng tin cậy, cần kết hợp kiến thức của bản thân để đánh giá và sửa đổi.
5. Quản lý tài chính: Theo dõi thu nhập và chi tiêu
Như @@Osmbproduction đã đề cập, theo dõi thu nhập và chi tiêu là rất quan trọng đối với người làm tự do. Notion có thể được sử dụng để tạo hệ thống quản lý tài chính.
Các bước:
- Tạo cơ sở dữ liệu: Tạo một cơ sở dữ liệu bao gồm thu nhập và chi tiêu, bao gồm các thuộc tính như ngày, mô tả, danh mục, số tiền, v.v.
- Thêm dữ liệu: Ghi lại từng khoản thu nhập và chi tiêu, đồng thời phân loại chúng.
- Tạo chế độ xem: Sử dụng chế độ xem bảng, Kanban hoặc lịch để xem dữ liệu tài chính.
- Sử dụng công thức: Sử dụng công thức để tính tổng thu nhập, tổng chi tiêu, số dư, v.v.
Mẹo:
- Phân tích định kỳ: Phân tích dữ liệu tài chính định kỳ, hiểu nguồn thu nhập và tình hình chi tiêu, xây dựng ngân sách hợp lý.
- Biểu đồ trực quan: Bạn có thể sử dụng các công cụ của bên thứ ba để trực quan hóa dữ liệu tài chính của Notion, hiểu rõ hơn về tình hình tài chính.
Thực hành tốt nhất: Tránh những sai lầm phổ biến
- Thiết kế quá mức: Khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ của Notion có thể khiến bạn rơi vào cái bẫy thiết kế quá mức, tốn nhiều thời gian để làm đẹp trang mà bỏ qua chức năng thực tế của nó. Nên giữ cho nó đơn giản và tập trung vào tính thực tế. Như @@diarywiwin đã đề cập, sau khi tạo Notion, điều quan trọng là thực sự sử dụng nó.
- Quá tải thông tin: Nhồi nhét tất cả thông tin vào Notion, dẫn đến quá tải thông tin, khó tìm thấy nội dung cần thiết. Nên xây dựng một hệ thống kiến thức rõ ràng, sắp xếp và lưu trữ thông tin định kỳ.
- Thiếu chia sẻ và cộng tác: Chức năng cộng tác của Notion rất mạnh mẽ, bạn có thể cùng các thành viên trong nhóm chỉnh sửa trang và cơ sở dữ liệu. Tận dụng tối đa chức năng cộng tác để nâng cao hiệu quả nhóm. Như @@xChillbusiness đã đề cập, trong cộng tác nhóm, Notion là một công cụ rất hữu ích.
- Sợ thử nghiệm: Đừng ngại thử các chức năng và mẫu mới, khám phá thêm các khả năng của Notion và tìm ra cách sử dụng phù hợp nhất với bạn.
