Cách sử dụng Copilot của Microsoft 365 để nâng cao hiệu suất làm việc

Trong thời đại số hóa phát triển nhanh chóng ngày nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với khối lượng công việc ngày càng tăng và nhu cầu xử lý nhiệm vụ phức tạp. Để đối phó với những thách thức này, Microsoft đã ra mắt Microsoft 365 Copilot - một trợ lý thông minh dựa trên AI, nhằm giúp người dùng nâng cao hiệu suất trong công việc hàng ngày và giảm thiểu công việc lặp đi lặp lại. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết cách sử dụng Copilot của Microsoft 365 để nâng cao hiệu suất làm việc, giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.

1. Microsoft 365 Copilot là gì

Microsoft 365 Copilot là một trợ lý thông minh tích hợp trong các ứng dụng Microsoft 365, sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ người dùng xử lý các nhiệm vụ như email, tài liệu và lịch. Nó có khả năng trích xuất dữ liệu dựa trên ngữ cảnh để giúp người dùng hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.

Đặc điểm:

Hiểu ngữ cảnh: Có khả năng hiểu thông tin nền tảng của yêu cầu người dùng, cung cấp các gợi ý và hành động liên quan.
Xử lý ngôn ngữ tự nhiên: Hỗ trợ tương tác với Copilot bằng ngôn ngữ tự nhiên, giảm bớt các bước thao tác phức tạp.
Tích hợp nhiều ứng dụng: Có thể cung cấp hỗ trợ qua nhiều ứng dụng Microsoft 365 như Teams, Outlook, Word.

2. Nguyên lý hoạt động của Copilot

Copilot sử dụng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) tiên tiến để nhận diện yêu cầu của người dùng. Nó sẽ trích xuất thông tin ngữ cảnh từ nhiều ứng dụng, chẳng hạn như email gần đây, lịch họp và nội dung tài liệu, để cung cấp các gợi ý phù hợp. Ví dụ, khi bạn đang soạn email, Copilot có thể tự động tạo ra phản hồi liên quan dựa trên nội dung trao đổi trước đó.

Cách bắt đầu sử dụng Copilot:

Đảm bảo bạn có đăng ký Microsoft 365: Chức năng Copilot chỉ mở cho người dùng có đăng ký Microsoft 365.
Cập nhật lên phiên bản mới nhất: Đảm bảo ứng dụng Microsoft 365 của bạn được cập nhật lên phiên bản mới nhất để có được các tính năng mới nhất.

3. Các bước sử dụng Copilot

3.1 Quản lý email

Bạn có thể sử dụng Copilot để giúp quản lý email hàng ngày, dưới đây là các bước thực hiện:

Mở Outlook.
Nhấp vào "Bắt đầu email mới".
Nhập liên hệ vào ô "Người nhận".
Nhập yêu cầu của bạn vào nội dung email, ví dụ: "Giúp tôi viết một email về tiến độ dự án".
Copilot sẽ tạo một bản nháp, bạn có thể chỉnh sửa theo nhu cầu và gửi đi ngay.

3.2 Tạo và chỉnh sửa tài liệu

Copilot cũng có thể giúp bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu trong Word:

Mở ứng dụng Word.
Nhấp vào "Tạo tài liệu mới".
Nhập lệnh, ví dụ: "Viết một báo cáo về xu hướng thị trường".
Copilot sẽ cung cấp dàn bài và nội dung ban đầu, bạn có thể điều chỉnh theo nhu cầu.

3.3 Sắp xếp cuộc họp

Sử dụng Copilot trong Teams có thể giúp sắp xếp cuộc họp nhanh chóng:

Mở ứng dụng Teams.
Nhập "Sắp xếp một cuộc họp nhóm" trong trò chuyện.
Chọn ngày và giờ theo gợi ý của Copilot, sau khi xác nhận, cuộc họp sẽ tự động được tạo và gửi đến các thành viên liên quan.

4. Mẹo và thực hành tốt nhất với Copilot

4.1 Đặt câu hỏi chủ động

Khi sử dụng Copilot, hãy cố gắng sử dụng các lệnh rõ ràng, ngắn gọn, ví dụ:

"Giúp tôi tóm tắt báo cáo này"
"Chuẩn bị một chương trình cho cuộc họp tuần tới"

4.2 Tận dụng ngữ cảnh

Copilot có thể cung cấp các gợi ý phù hợp hơn nhờ vào ngữ cảnh, vì vậy việc sử dụng cùng một chủ đề trong cùng một dự án hoặc nhóm có thể nâng cao hiệu suất.

4.3 Chỉnh sửa và tối ưu hóa

Mặc dù các gợi ý của Copilot rất hữu ích, nhưng bạn vẫn cần xem xét và chỉnh sửa nội dung được tạo ra để đảm bảo phù hợp với nhu cầu và giọng điệu của bạn.

5. Kết luận

Microsoft 365 Copilot là một công cụ mạnh mẽ để nâng cao hiệu suất làm việc, thông qua việc tự động hóa công việc lặp đi lặp lại và cung cấp các gợi ý cá nhân hóa dựa trên ngữ cảnh, nó có thể giải phóng thời gian của bạn, giúp bạn tập trung vào những công việc sáng tạo hơn. Hãy thử các bước và mẹo này để biến Copilot thành trợ lý đắc lực trong công việc của bạn.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn tận dụng tốt hơn Microsoft 365 Copilot, nâng cao hiệu suất làm việc và có được trải nghiệm tốt hơn trong công việc hàng ngày. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn về các tính năng, hãy truy cập trang web chính thức của Microsoft hoặc tham gia các hoạt động cộng đồng để nhận thêm hỗ trợ và tài nguyên.